Privacybeleid

Contactgegevens

www.mediabirds.nl
Keizersgracht 520
1017 EK Amsterdam
020 244 53 04
hello@mediabirds.nl

Persoonsgegevens

Mediabirds verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

Voor- en achternaam
Adresgegevens
Telefoonnummer
E-mailadres
Werk je bij een klant van Mediabirds, mail je met support@mediabirds.nl, of praten we met je over een opdracht? Dan staan er ook deze gegevens van je in ons werkplatform:

Contactgegevens en functie, zodat we weten wie we bij jouw organisatie kunnen bereiken.
Supportmail: wat je naar support@mediabirds.nl stuurt, met de bijlagen, en ons antwoord.
Offertes en opdrachten: met wie we over een opdracht spraken, de stand van een offerte en onze notities daarbij.
Tevredenheid: het cijfer en de toelichting als je ons een vraag over tevredenheid beantwoordt, of na een afgehandelde supportvraag.
Websites: voor SEO kijken we met jouw toestemming mee in Search Console en Analytics van je website. Daar halen we totalen en zoektermen uit, geen gegevens over individuele bezoekers.
Feedback op een website: nodigen we je uit om feedback te geven, dan bewaren we je naam en e-mailadres bij de uitnodiging, en per punt wat je schreef, op welke pagina en plek, op welk soort scherm en in welke browser, met een schermafbeelding van wat je zag. Die schermafbeelding ziet alleen het team van Mediabirds.
Een account op ons platform: krijg je toegang tot een bord of een gesprek met ons team, dan bewaren we je naam en e-mailadres, en wat je daar schrijft of uploadt. Berichten in een gesprek bewaren we versleuteld.
Meetings: doet onze notulist mee, dan wat er in de meeting gezegd is als tekst, met het verslag en de afspraken. Meer daarover lees je bij “Notulist in meetings”.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via hello@mediabirds.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
Mediabirds verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder
Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
De opdracht voor je organisatie uitvoeren, je vragen beantwoorden en contact met je houden
Voor de opdracht, je vragen en het contact is de grondslag de overeenkomst met je organisatie, of ons gerechtvaardigd belang om een goede klantrelatie te onderhouden.

Hulp van AI

Een supportmail leest eerst Claude, een AI-model van Anthropic (in de Verenigde Staten). Dat sorteert de vraag, schat in hoe dringend die is en schrijft een concept-antwoord. Claude helpt ons ook bij het verslag van een meeting en bij het terugvinden van informatie in ons platform. Een collega van Mediabirds leest altijd mee en beslist wat er gebeurt. De AI verstuurt zelf niets en neemt geen beslissingen over jou. Anthropic gebruikt je gegevens niet om modellen te trainen en verwijdert ze binnen 30 dagen. Liever geen AI bij jouw mail? Laat het ons weten via hello@mediabirds.nl.

Notulist in meetings

Bij online meetings (Google Meet, Microsoft Teams en Zoom) kan de notulist van Mediabirds meedoen. Dat is een bot die als deelnemer “Mediabirds notulist” in de meeting staat en het gesprek omzet in tekst, zodat we afspraken goed kunnen vastleggen en opvolgen. Bij binnenkomst meldt de notulist zich in de chat van de meeting. Wil je dat niet, typ dan “stop” in de chat of verwijder de notulist uit de meeting. Dan wordt er van dat gesprek niets bewaard.

Het geluid wordt verwerkt door Recall.ai (Hyperdoc Inc.), in de EU (Frankfurt), en gewist zodra de tekst klaar is, uiterlijk na 72 uur. Neemt een collega een gesprek op kantoor op, dan alleen als iedereen in het gesprek dat weet. Die opname zet Gemini van Google om in tekst, en ook die wordt gewist zodra de tekst klaar is, uiterlijk na 48 uur. Mediabirds bewaart nooit geluid of beeld.

Het verslag maken we met Claude van Anthropic. De uitgeschreven tekst, het verslag en de afspraken bewaren we versleuteld. Hoe lang lees je bij “Hoe lang we persoonsgegevens bewaren”. Je kunt ons altijd vragen ze eerder te verwijderen. We doen dit op grond van ons gerechtvaardigd belang.

Geautomatiseerde besluitvorming

Mediabirds neemt geen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen op basis van alleen geautomatiseerde verwerkingen. Ook waar we AI gebruiken, zit er altijd een medewerker van Mediabirds tussen die beslist.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Mediabirds bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. In het algemeen is dat twee jaar. Per soort gegevens:

Wat Hoe lang
Supportmail en tickets Twee jaar na het laatste bericht
Een offerte die niet doorging Twee jaar daarna
Je contactgegevens, als de samenwerking stopt Twee jaar na het laatste contact
Antwoorden op een vraag over tevredenheid Twee jaar
Feedback op een website, met de schermafbeeldingen Twee jaar nadat er voor het laatst iets in de feedbackronde gebeurde
Opname van een meeting Tot de tekst klaar is, uiterlijk 72 uur (online) of 48 uur (op kantoor)
Uitgeschreven tekst van een meeting Twaalf maanden na de meeting
Verslag en afspraken van een meeting Zolang we samenwerken, daarna nog twee jaar. Hoort de meeting niet bij een klant of opdracht, twee jaar na de meeting
Je account op ons platform Tot een jaar nadat je geen toegang meer hebt. Daarna halen we je naam en e-mailadres weg; wat je schreef blijft bij het werk staan, zonder je naam
Backups Tot 8 weken
Zolang je organisatie klant is, bewaren we je contactgegevens zolang we ze nodig hebben voor de samenwerking. Facturen vallen onder de wettelijke bewaarplicht en staan in onze boekhouding.

Delen van persoonsgegevens met derden

Mediabirds verstrekt je gegevens alleen aan derden als dat nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Daarvoor werken we met deze leveranciers, die je gegevens alleen in onze opdracht verwerken:

Supabase, de database van ons platform (in Ierland)
Rootnet, waar ons platform draait (in Nederland)
Google Workspace, voor mail en agenda, en Gemini voor de tekst van een opname op kantoor
Anthropic, voor de hulp van AI (in de Verenigde Staten)
Recall.ai, voor de notulist in online meetings (in de EU)
Resend, voor de mail die ons platform verstuurt
Stiply, voor het ondertekenen van een voorstel (in Nederland). Stiply ziet het voorstel, je naam, functie en e-mailadres, en legt vast wanneer en vanaf welk IP-adres je tekende. Stiply wist dat na een maand; wij bewaren de getekende versie.
Voor de leveranciers buiten de Europese Unie gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Met elke leverancier hebben we afspraken over wat ze wel en niet met gegevens mogen. We verkopen je gegevens niet.

Cookies

Mediabirds gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Mediabirds en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar hello@mediabirds.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

Mediabirds wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat doe je via hun website.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Mediabirds neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Berichten, uitgeschreven meetings en verslagen staan in ons platform versleuteld. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via hello@mediabirds.nl.

Heb je verdere vragen en/of opmerkingen over ons privacybeleid? Neem dan contact op.